GDPR muutti YTJ-hakua: miksi toiminimiyrittäjän tietoja ei enää löydy?

Oletko huomannut, että YTJ:n toiminimihaku ei enää näytä samoja tietoja kuin ennen? Kyse ei ole teknisestä viasta, vaan EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR, EU 2016/679) vaikutuksesta suomalaiseen viranomaistoimintaan. Tämä muutos koskettaa erityisesti toiminimiyrittäjiä ja kaikkia, jotka etsivät tietoa paikallisista yrityksistä Uudellamaalla tai muualla Suomessa. Käymme tässä artikkelissa läpi, mistä on kyse ja miten yritykset voivat varmistaa näkyvyytensä tästä huolimatta.

Mitä YTJ:n hakutuloksissa muuttui?

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) ylläpitää Yritys- ja yhteisötietojärjestelmää (YTJ), josta on perinteisesti voinut hakea myös toiminimiyrittäjien henkilötietoja, kuten kotiosoitteita. GDPR:n henkilötietojen minimointiperiaate edellyttää kuitenkin, että henkilötietoja käsitellään ja julkaistaan vain siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä. Tämä on johtanut siihen, että toiminimiyrittäjien henkilötiedot eivät enää näy YTJ:n avoimessa rajapinnassa samalla tavalla kuin aiemmin. Muutos ei ole sattumanvarainen vaan vahvistettu sekä PRH:n että Tietosuojavaltuutetun toimiston linjauksissa.

GDPR ja Tietosuojalaki taustalla

Suomessa GDPR:ää sovelletaan Tietosuojalain (1050/2018) kautta, joka tarkentaa asetuksen soveltamista kansallisella tasolla. Henkilötietojen minimointiperiaate tarkoittaa käytännössä sitä, että viranomaisten ja rekisterinpitäjien on arvioitava tarkkaan, mitä tietoja on todella tarpeen julkaista. Toiminimiyrittäjän tapauksessa yrityksen ja yrittäjän henkilö ovat usein sama asia, mikä tekee rajanvedosta erityisen herkän. Tästä syystä PRH on tarkentanut käytäntöjään ja rajoittanut henkilötietojen näkyvyyttä julkisissa hauissa.

Käytännön vaikutukset näkyvät esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Yrityshakupalvelut eivät enää näytä toiminimiyrittäjän kotiosoitetta oletuksena

• Kolmannen osapuolen rajapinnat, jotka hyödyntävät YTJ-dataa, joutuvat päivittämään omat käytäntönsä

• Yritysten on entistä tärkeämpää huolehtia omasta näkyvyydestään muilla kanavilla

Miten yritys voi varmistaa näkyvyytensä muutoksesta huolimatta?

Kun viranomaisrekisterit tarjoavat entistä vähemmän tietoa, korostuu yrityksen oman digitaalisen läsnäolon merkitys. Tämä koskee erityisesti pieniä toiminimiyrittäjiä, joiden aiempi näkyvyys on osittain perustunut julkisiin rekisteritietoihin. Paikallinen Yritys -alusta tarjoaa vaihtoehtoisen ja hallitun tavan tuoda yritys asiakkaiden ulottuville: yritys päättää itse, mitä tietoja julkaisee, ja saa samalla näkyvyyttä paikallisille asiakkaille Uudellamaalla ja muualla Suomessa.

Tietosuojan tiukentuminen ei tarkoita, että yritys jäisi näkymättömäksi – päinvastoin, se kannustaa yrityksiä ottamaan aktiivisemman roolin oman tietonsa hallinnassa.

Yhteenveto

GDPR:n henkilötietojen minimointiperiaate on muuttanut pysyvästi sen, miten toiminimiyrittäjien tietoja voidaan hakea YTJ:stä. Muutos on linjassa sekä EU-lainsäädännön että kansallisen Tietosuojalain kanssa, ja se on vahvistettu viranomaisten toimesta. Yrityksille tämä on hyvä hetki tarkistaa oma digitaalinen näkyvyytensä ja varmistaa, että asiakkaat löytävät heidät myös ilman viranomaisrekistereitä. Tutustu Paikallinen Yritys -alustaan ja varmista, että yrityksesi näkyy siellä missä asiakkaasi liikkuvat.